Hai mai pensato di organizzare un evento culturale — una conferenza, o un TEDx — ma non sai da dove cominciare? Ti capiamo perfettamente, ci siamo passati anche noi. Se sei un imprenditore o un freelance, sarai sicuramente abituato a portare avanti progetti complessi e gestire numerosi clienti, ma un’iniziativa del genere ha bisogno di un’organizzazione decisamente più complessa. Non temere: ecco qui qualche consiglio per pianificare un evento di successo.
Perché organizzare un evento culturale
Se la tua attività ti ruba già tanto tempo e risorse, la domanda potrebbe sorgere spontanea: perché investire quel poco tempo libero che ti rimane in qualcosa che non genera profitto? Le ragioni sono almeno due.
La prima è, certamente, la gloria — no, scherziamo. Specialmente se vivi in un territorio dove un’iniziativa culturale può avere un impatto importante (ad esempio, in una piccola città), il tuo evento può essere di grande ispirazione per i tuoi concittadini, che vedranno te e i tuoi collaboratori come “pionieri” della promozione culturale nel territorio. Immagina di organizzare una conferenza sull’innovazione tecnologica, con la presenza di personaggi importanti nello scenario italiano o regionale: grazie ad essa, potrai creare una community locale di appassionati o professionisti del settore e creare connessioni significative fra le persone (che potranno essere vantaggiose, in futuro, anche per il tuo business).
Seconda cosa, riuscendo ad organizzare un TEDx o un evento culturale, potrai guadagnare preziosa esperienza dall’intero processo, a partire dal primo brainstorming fino ad arrivare ai saluti finali. Gestire un team numeroso, ad esempio, è una sfida se sei abituato a lavorare in autonomia, ma ti renderà molto più efficiente nella tua attività di tutti i giorni: lavorare con persone che hanno un approccio di time management diverso dal tuo (forse migliore!) ti aiuterà a vedere la tua gestione delle attività quotidiane da un’altra prospettiva. Da un punto di vista più generale, confrontarti con altre persone non farà altro che arricchirti sia come persona e come businessman.
1. Coinvolgi e delega
Pensi di poter fare tutto da solo? Scordatelo! Per svolgere tutte le attività necessarie (grafica, comunicazione, logistica, ecc.), c’è bisogno di un team di professionisti e non, pronti a dedicare il proprio tempo e la propria expertise alla buona riuscita dell’evento. Se sei fortunato, la maggior parte di queste persone offrirà il suo contributo senza chiederti un compenso in cambio; nel caso specifico del TEDx, ad esempio, lo staff può contribuire su base esclusivamente volontaria.
Se sei abituato a lavorare da solo o in un team molto piccolo, preparati al saliscendi di emozioni che ti aspettano quando dovrai coordinare un gruppo di 10, 20, o 30 persone. Sarà bellissimo, ma anche complicato: molto spesso, i membri del tuo staff saranno giovani volontari, studenti, o altri professionisti come te, abituati a lavorare in autonomia. Sarai tu, quindi, insieme agli altri organizzatori, a dover prendere le redini del team e dargli una struttura precisa: il nostro consiglio è, semplicemente, fare una lista super dettagliata delle cose da fare (prima, durante e dopo l’evento) e assegnare ad ognuno uno o più compiti, in base alla propria disponibilità.
Prima dell’evento
- Comunicazione su social media, sito web e mezzi tradizionali (billboard, volantini, ecc)
- Grafica per la comunicazione e il merchandising (magliette, badge)
- Hospitality per gli speakers (hotel se vengono da fuori città, pranzi e cene, accoglienza)
- Prove logistiche del palco (scaletta, luci, audio, schermo)
- Piano di sicurezza in linea con le attuali normative COVID-19
Durante l’evento
- Accoglienza del pubblico (consegna badge ed eventuali omaggi, controllo biglietti)
- Presentazione dell’evento (chi presenta i singoli speakers e introduce il tema dell’evento)
- Gestione della pausa caffè e di entrata/uscita
- Gestione delle emergenze (ci saranno sicuramente piccoli imprevisti!)
- Gestione logistica del palco (che avrete accuratamente provato)
Dopo l’evento
- Comunicazione (non abbandonarla, portala avanti postando materiale foto/video e promuovendo la prossima edizione! È un peccato sprecare la tua audience)
- “Mettere in ordine” la location dell’evento
- Intrattenimento e congedo degli speakers (rimarranno per una cena dopo l’evento, o lasceranno la città? Pensa ad un’esperienza ad hoc per loro)
Queste sono le attività più importante sulla to-do list di ogni evento culturale che si rispetti. Ognuno, poi, è unico nel suo genere e ha i suoi requisiti specifici: sarai tu a doverli individuare con il dovuto anticipo (vedi il paragrafo sulle tempistiche). Ma attenzione: quando ti ritroverai con la tua lunghissima lista di cose da fare, ricordati di delegare il più possibile ai membri del tuo staff. Sappiamo che sei abituato a fare tutto da te, ma questo ti porterà solamente a sovraccaricarti di lavoro e a farlo in modo non ottimale. Se ti sei circondato di persone con le giuste capacità, affidagli totalmente il compito a loro più adatto e permettigli di delegare, a loro volta, parti di quel compito a chi credono possa svolgerle nel modo migliore. In questo modo, creerai velocemente una semplice gerarchia che ti eviterà di prendere una grande quantità di decisioni.
2. Gestisci bene le tempistiche
Mettilo in conto: gli imprevisti succedono, non importa quanto sei bravo a fare previsioni. La location che volevi è occupata per la data del tuo evento, il tuo graphic designer mollerà a metà dell’opera, il tuo speaker di punta deve presenziare ad un’altra conferenza il giorno stesso…
Ma stai tranquillo, se ti prenderai tutto il tempo necessario, avrai modo di trovare una soluzione a qualunque intralcio sul tuo cammino. Specialmente se è la prima volta che ti cimenti in un’attività come l’organizzazione di eventi, è normale commettere errori, ma è imperdonabile non mettere in conto che succeda. Stabilisci una tempistica per ogni attività che hai elencato, e aggiungi un margine di tempo del 10-20% per ognuna: in questo modo, i tuoi collaboratori potranno fare presente il problema a te e gli altri organizzatori e penserete insieme ad una soluzione. Inoltre, se sei efficiente, molte delle tue attività fileranno lisce come l’olio e avrai tempo in più per realizzare idee emergenti in corso d’opera.
Orientativamente, pensiamo che un evento che coinvolge una ventina di speakers o performers e un pubblico di circa duecento persone possa essere organizzato da un team di 10-15 persone nel giro di circa sei mesi. Questa tempistica (che deriva dalla nostra esperienza) tiene conto del fatto che il team è composto da persone che hanno un altro impegno a tempo pieno.
3. Gestisci il budget
Questa è sicuramente una delle parti più importanti: creare un proiezione di costi e ricavi per il tuo evento. Ovviamente, tutte le attività performate dai tuoi collaboratori hanno un costo ben preciso, che sia in termini temporali o economici. È fondamentale formulare una previsione di spesa per ogni macro-area (comunicazione, grafica, logistica, hospitality) sommando il costo delle singole attività. Una volta ottenuta una cifra ipotetica — che, siamo sicuri, sarà fuori dal tuo budget di spesa — è ora di trovare degli sponsor. Rivolgiti alle autorità locali o alle imprese del tuo territorio, presentandogli una brochure con la descrizione dell’evento e la tua offerta (ad esempio, “mostreremo il logo dello sponsor su un roll-up all’entrata della location”).
Cerca di arricchire il più possibile la tua offerta, mettendo a disposizione il giusto spazio ai tuoi sponsor, e di presentare loro l’evento nel modo migliore (menziona se ci sono ospiti degni di nota, quanto è grande l’audience che pensi di raggiungere, eccetera). Non è semplice ottenere una sponsorizzazione in denaro, soprattutto di questi tempi, ma puoi ovviare in modo creativo chiedendo ad un’azienda dolciaria di provvedere alle gift box per gli speakers o al conservatorio della tua città di prestarti un pianoforte per una performance live.
Soprattutto alla prima edizione del tuo evento, cerca di mantenere i costi bassi. Metti sempre in conto una porzione sostanziosa di budget (ad esempio, il 20-30% in più rispetto a quello stimato) per spese impreviste: ad esempio, darai per scontato di avere il pianoforte gratuitamente dal conservatorio, ma potresti dimenticare di mettere in conto le spese di trasporto per portarlo nella location dell’evento e riportarlo al suo posto. Ci vuole una grande capacità organizzativa (nonché immaginativa) per non lasciarsi scappare nessun dettaglio: se non puoi permetterti una consulenza approfondita da chi ha già curato un evento del genere, lascia un margine di errore sulla tua stima del budget.
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Speriamo che questo articolo possa esserti utile! Segui il nostro blog per altri consigli 🙂
