Se sei un freelance o un imprenditore, sai perfettamente quanto sia difficile gestire i tuoi progetti, a partire dalla loro pianificazione fino alle singole interazioni con il cliente: questo è uno dei più grandi problemi che i liberi professionisti e gli entrepreneurs si trovano ad affrontare senza avere le giuste competenze di project management e planning.
Anche noi ci siamo passati, in quanto tali, e sappiamo quante volte bisogna sbatterci la testa prima di trovare un buon metodo per la gestione dei progetti. Ti spieghiamo, in pochi tips, come facciamo a non mancare nemmeno una deadline e a fare contenti i nostri clienti. 🎉
1. Imposta un obiettivo di fatturato
Sembra scontato, no? Invece no: è probabile che tu, come tanti altri, sia concentrato ad acchiappare più clienti possibile e a rincorrere le tue scadenze, lavorando giorno e notte. Nonostante ti sembri di spaccarti la schiena per il bene del tuo business, in realtà ti stai solo spaccando la schiena: non riesci a raggiungere i tuoi obiettivi semplicemente perché non ne hai, o almeno non ben definiti.
Prima ancora di pretendere una gestione super efficiente di uno o più progetti, devi impostare un obiettivo di fatturato, ovvero: quanto valore vuoi ricavare dalla tua attività quest’anno, o questo mese? È cruciale sapere la cifra di cui hai bisogno di fatturare per coprire le tue spese, pagare i tuoi collaboratori e trarne un profitto, perché è un prezioso indicatore che ti guida nella gestione dei singoli progetti: in base al tuo obiettivo, sarai in grado di monitorare i costi associati ad ogni progetto, riuscendo alla fine di ogni mese a intascare il tuo profitto senza sprofondare nei meandri dell’inefficienza.
2. Gestisci il timing
Quando discuti di un nuovo progetto con un cliente, sicuramente delineerai le caratteristiche del prodotto o servizio che gli consegnerai alla fine: anche se queste sono soggette a variazioni, in genere hai una panoramica più o meno precisa di ciò che tu e il tuo team andrete a realizzare per il cliente stesso. A questo punto, prima di iniziare la produzione, è opportuno fare una previsione di quanto tempo e quante risorse saranno impiegati per realizzare l’output desiderato — un mese? Due? Potrai sicuramente fare una buona stima ad occhio e croce, ma non basta: il nostro consiglio è quello di creare una timeline precisa, che consti delle settimane di lavoro e delle attività corrispondenti per ognuna. Qualcosa di simile a questa:
È molto spartana e sicuramente ce ne sono delle migliori, ma per quello che serve a te (come a noi) basta e avanza. Riuscire ad aderire ad una timeline del genere ti permetterà di stimare i costi del tuo progetto (che comunque dovrai monitorare in corso d’opera) e quindi il goal di profitto che potrai raggiungere alla fine. Attento ad includere, in ogni proiezione di tempistiche, un buon margine di errore, associato al tipo di output che produci, alla quantità di clienti che gestisci e in generale ai possibili imprevisti che ti possono ostacolare.
3. Allinea i tuoi collaboratori
Anche se tu sai cosa fare, forse i tuoi collaboratori non lo sanno bene quanto te. È normale, ed è tua responsabilità (se sei il leader del team) allineare tutti sullo stesso approccio al lavoro: è tua la responsabilità di assegnare ad ognuno i propri compiti e sempre (SEMPRE) associargli una scadenza. In un gruppo di lavoro piccolo, è normale che ci voglia del tempo affinché tutti i membri lavorino in armonia, specialmente se in precedenza non ci erano abituati.
Se non l’hai creata insieme a loro, mostragli la timeline affinché sappiano come collaborare in modo efficiente per portare a termine tutte le attività necessarie. Ogni mese, organizza un meeting per stabilire l’obiettivo di fatturato per i prossimi 30 giorni: condividere con loro il traguardo economico aiuta ad essere tutti “sulla stessa pagina” e capire che non rispettare le scadenze vuol dire mancare l’obiettivo prefissato. Inoltre, puoi incentivare i tuoi dipendenti offrendogli una ricompensa se riescono a portare a termine i loro task prima della scadenza accordata: questo sarà uno stimolo a lavorare al massimo dell’efficienza.
Ti starai chiedendo: esiste già uno strumento che può aiutarmi a gestire i progetti? Ovviamente: ce l’abbiamo noi. Se lo vuoi provare, gratuitamente, clicca qui. 🙂
